Prospecting al telefono. Il tuo team sa come fare?

Prospecting al telefono. Il tuo team sa come fare? 

Gestire una squadra di vendita è una della attività più difficili in una azienda. 

Si fa tanto parlare di collaborazione, senso di squadra, partecipazione e solidarietà tra colleghi ma quando si tratta di portare a casa i risultati del periodo ognuno gioca la sua partita personale, senza guardare in faccia nessuno. 

Una delle attività che rendono evidente questa ” autonomia ” nella attuazione degli sforzi si ripropone ogni giorno nel modo in cui si cercano di stabilire le prime relazioni con i futuri clienti. L’azione di prospecting. 

Esperti o neofiti, tutti in questa fase del processo di vendita abbiamo sempre dovuto superare alcuni passaggi obbligati,  che ci hanno consentito di acquisire quella esperienza e maturità nella gestione delle relazioni e ci hanno aiutato a proseguire  e sviluppare i nostri affari. 

Sono aspetti che abbiamo condiviso con gli altri solo quando ne siamo stati veramente padroni, ben tacendo tutti i momenti di difficoltà, stress, ansia e insoddisfazione nel nostro operato che abbiamo celato dentro di noi. 

Una delle cose che un buon sales manager deve imparare a gestire è saper interpretare le difficoltà nascoste, e non dichiarate, che inibiscono le prestazioni delle risorse di vendita durante le fasi di prospecting.

Riuscire a identificare subito quali sono gli ostacoli che si nascondono dietro a dichiarazioni ed azioni vaghe e fuorvianti può aiutare tutta la squadra a crescere più rapidamente, lavorando sulle necessità dei singoli. 

Vediamo insieme alcuni di questi ostacoli. 

Ostacolo n. 1: superare la distanza 

Esiste un ostacolo evidente quando si approccia qualcuno per la prima volta al telefono. 

Chi è dall’altro lato sa di sentirsi forte della distanza che si frappone fra chi chiama e chi è chiamato.

Ci si sente forti, capaci di fornire risposte anche maleducate perché ci si sente padroni del proprio campo, senza dovere nessuna spiegazione allo sconosciuto che chiede contatto. 

Questo non si verifica quasi mai quando un venditore è nell’ufficio di un cliente!

Dopo centinaia di esperienze dirette i venditori più esperti hanno compreso che una delle tecniche per ridurre la distanza con la controparte al telefono è interiorizzare la capacità di ricreare la stessa confidenza che esisterebbe in un incontro faccia a faccia. 

Si hanno 10 secondi per comprendere se chi ci risponde è disposto a impegnarsi, rivelare le proprie esigenze ed accettare di proseguire nell’ascolto delle informazioni della controparte. 

Esistono diversi stili di comunicazione da considerare ma quello più basico è di proporsi alla pari avendo dedicato tempo a conoscere in anticipo il ruolo del proprio interlocutore. 

Se i vostri venditori fanno chiamate generiche per parlare solo dei vostri prodotti e servizi cosa mai può portarli ad essere sulla stessa lunghezza d’onda di uno sconosciuto? 

Ostacolo n. 2: superare i filtri di accesso

Una delle cose che infastidiscono di più chi inizia un approccio telefonico è trovarsi bloccato dal filtro del centralino o da una figura intermedia che prende le chiamate al posto della persona ricercata. 

Quando si cercano nuovi clienti, i venditori di successo hanno imparato a non vedere i filtri come un ostacolo ma come una risorsa vantaggiosa. 

Apprezzano il fatto che ci sia qualcuno che è costantemente disponibile a fornire informazioni sulle disponibilità ed impegni, o ha il compito di organizzare incontri, con una persona che è molto difficile da raggiungere.

È incredibile quanto spesso si privi di importanza l’unica persona nell’azienda che è pagata per parlare con tutti e ha un elenco dei nomi di tutte le persone chiave, i loro titoli, i numeri diretti e gli indirizzi e-mail.

Ecco di seguito alcuni modi per approcciare:

#Se avete un nome, chiedete il titolo all’addetto alla reception. Se il titolo sembra non qualificato, chiedete del loro capo, e se il ruolo non vi soddisfa chiedete a chi riporta evidenziando la funzione aziendale cui dovete rivolgervi.

Questo vi farà fare diverse chiamate, ma è molto meglio che rimanere bloccati a un livello inferiore o chiamare il contatto sbagliato per settimane.

#Se volete una e-mail a cui inviare il vostro messaggio offrite la vostra ipotesi migliore e chiedete all’addetto alla reception di correggervi (ad esempio, “Ho inviato mail a Antonio Rossi come antonio.rossi@xyz.com ma mi è tornata indietro, forse ho sbagliato qualcosa?”)

#Se il nome della persona che avete è di un ruolo ininfluente o sbagliato fate domande educate ma dirette sul titolo della persona. Se l’addetto alla reception non è in grado o non vuole aiutarvi, cercate un coach nell’organizzazione.

Chiedete di una figura che sia in grado di orientarvi sulla struttura ma che non rientra nel vostro target e non è un decisore.

Passare la chiamata ad un ruolo che non attiri sospetti come un servizio clienti o il reparto commerciale stesso vi darà comunque accesso a chi può darvi i riferimenti della vostra ricerca.

#Se l’ostacolo sono gli/le assistenti personali dovrete semplicemente aiutarli/e a fare il loro lavoro. Collaborate con loro per determinare se potete fornire una soluzione utile al loro superiore. 

In questo modo vi proponete di costruire una relazione positiva, ed il vostro fervore nella ricerca di portare vantaggi aumenterà le possibilità di sponsorizzare un inserimento in agenda per una call o riunione.

#Se vi passano una segreteria telefonica dovete essere certi di avere effettuato ricerche idonee a fornirvi informazioni sui loro obiettivi specifici prima di lasciare un messaggio vocale. 

Più sarete precisi nell’indirizzare il messaggio al cuore del loro interesse del momento maggiore la probabilità che la chiamata venga restituita. 

In questo caso la sintesi del vostro messaggio deve essere focalizzato totalmente sulle loro sfide.

Se riuscite a centrarle vi richiameranno, se non lo faranno quando vi riproporrete o li incontrerete si ricorderanno di voi e delle vostre parole. 

Ostacolo n. 3: coinvolgere le persone giuste nel modo giusto 

Chiariamo una cosa, in una prima telefonata, nessuno rifiuta un suggerimento per migliorare il proprio business ma tutti rifiuteranno di rispondervi se proverete a vendere loro qualcosa. 

 I dieci secondi della verità della vostra telefonata di prospecting dovranno confermare il coinvolgimento o sentirete cadere la chiamata. 

Per far questo è necessario coinvolgere emotivamente l’interlocutore. Per avere qualche possibilità di riuscita in un tempo così ridotto è necessario tenere in considerazione tre aspetti:

1. Ricerca, Impara, Comunica.

Quando approcciate un nuovo cliente è bene che questi sappia che avete investito il vostro tempo nel conoscere la sua realtà, e questo trasparirà immediatamente dai riferimenti e dalle cose che dite in merito alla sua azienda. 

Riconoscere quale è modello più recente della gamma prodotti della sua azienda o quale risultato è stato raggiunto o che sviluppo ha la comunicazione sui mercati di riferimento daranno la sensazione di non parlare con uno sconosciuto ma con chi ha dedicato tempo ed attenzione alle proprie necessità.  

2. Chiedi di più subito.

Anche avendo superato i 10 secondi e svolto i compiti di allineamento dei vostri interessi a quelli del vostro contatto, per rompere il ghiaccio e creare un primo dialogo conoscitivo, non è detto che quanto da voi proposto rientri nei vostri e nei loro obiettivi di business. 

Per fare in modo che il vostro tempo ed il loro sia gestito al meglio niente di più opportuno che chiedere subito quali sono i reali obiettivi del cliente riferiti alla vostra potenziale proposizione. 

Se il disallineamento di interessi è marcatamente evidente vi risparmierete entrambi una visita in presenza, inutile e potenzialmente dannosa. Meglio lasciare la porta aperta per future opportunità. 

3. Non vendere

L’80% dei potenziali clienti è emotivamente chiuso perché, come a noi stessi accade, ha vissuto esperienze negative con venditori insistenti e provocatori. Pertanto, la chiave per entrare in relazione con loro è agire al contrario.

Approcciate con circospezione, chiedete il permesso, ponetevi sullo stesso livello del loro attuale fornitore e parlate con un tono rilassato e mai insistente. Lasciate intendere che è il vostro interlocutore che ha la libertà di scegliere.

Ostacolo n. 4: evitare il tappo di scalabilità 

Se non si fanno adeguate ricerche preparatorie l’azione di prospecting finisce con il risultare l’ingresso ad un mondo limitato e poco produttivo, quello dell’interlocutore che ci ha dato accesso. 

Accade spesso che i venditori sono bloccati nello sviluppo delle relazioni in azienda rimanendo chiusi nell’area della persona che hanno contattato inizialmente.

E’ la situazione tappo di scalabilità che blocca le vostre vendite. Se cercate di aggirare il vostro contatto esistente e di salire più in alto nell’organizzazione, rischiate di rompere il rapporto con l’unica connessione che avete. Ma se rimanete al livello inferiore, potreste perdere del tutto le vere opportunità. 

Ecco alcune semplici tattiche per poter far avanzare la vostra presenza ai livelli superiori.

Partite sempre dall’alto. Cercate di contattare prima il decisore di grado più alto.

Che ci riusciate o meno con loro questo vi darà la visibilità della piramide aziendale ed eliminerete da subito i vincoli e le paure dei livelli inferiori a cui avete dimostrato di poter essere alla pari con i loro superiori. 

Dimostrate competenza. C’è solo una ragione per cui un contatto di livello inferiore accetterà di presentarvi a un decisore di livello superiore.

Migliorare il proprio peso politico all’interno dell’organizzazione. Quindi, per ottenere supporto, dovrete dimostrare di avere le competenze per fornire una soluzione a un livello superiore.

Per dimostrare competenza, ponete domande a cui è possibile rispondere solo a un livello superiore o cercate modi per dimostrare come la vostra soluzione fornirà valore a livelli più alti nell’organizzazione.

Offrite valore. Procuratevi l’accesso ai piani alti dell’organizzazione creando un processo o un evento che includerà presentazioni agli attori chiave e sarà percepito dal cliente come un passaggio necessario nella valutazione della vostra soluzione / prodotto.

Ad esempio, potreste offrire una valutazione della loro organizzazione esistente e poi chiedere di presentare i risultati della valutazione alle principali parti interessate.

Ostacolo n. 5: scoprire da soli il tesoro nascosto

Troppo spesso, i venditori sono così concentrati sulla loro frenetica azione di prospecting, finalizzata a promuovere i prodotti o servizi della loro azienda, che dimenticano del tutto di essere entrati nel mondo del cliente e ricorrono a domande chiuse per controllare le informazioni che stanno cercando. 

Fare domande chiuse come: ” Quante macchine ha / Di quante ne ha bisogno?” “Quali fornitori state utilizzando?”

“Chi è responsabile di produzione?” “Per quanto tempo ha disponibilità di …?” Darà al vostro interlocutore il senso che vedete in lui una fonte informativa utile solo ai vostri scopi. 

Ponete domande aperte come:  “Rossi, so che sta attualmente dirigendo la nuova linea di produzione. Può dirmi di più sui suoi obiettivi chiave per quest’anno e a che punto è per raggiungerli? “

Se concentrate le vostre domande sulla conoscenza del cliente, e dove si sta dirigendo, invece di quello che vorreste sapere o quello che c’è sul vostro questionario, aumenterete in modo significativo le possibilità di successo.

Se un prospect deve dedicare del tempo a informarvi rapidamente sui fatti di base della sua attività, il suo interesse di conoscervi diminuirà drasticamente.

La regola pratica è non chiedere al cliente alcuna informazione che potete ottenere rapidamente da qualche altra fonte.

Conducendo alcune ricerche iniziali sul web sul suo business, sarete in grado di creare credibilità immediata ponendo domande pertinenti e perspicaci. 

Se ottenete un pò di attenzione evitate la tentazione di passare direttamente alla vendita.

Specialmente se sentiamo informazioni negative, che potrebbero in ultima analisi influenzare le nostre possibilità di successo (” mi piace il fornitore attuale…” ” ho provato il vostro prodotto e non ha funzionato…”).

La reazione naturale è iniziare a difendere la propria posizione per far cambiare idea al potenziale cliente. Sebbene questa sia una reazione naturale, interrompe la fase di allineamento e conoscenza di voi.

Ricordate, fino a quando non sarete in grado di convalidare le opinioni e le preoccupazioni del cliente questi non ascolterà mai il vostro punto di vista. 

Migliorate il rapporto ascoltando il cliente e creando un ambiente in cui si senta a proprio agio nel rivelare bisogni reali ma nascosti.

Voi come aiutate i vostri venditori a superare le fasi di prospecting al telefono?

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