Richiesta di offerta come valutarla?

Una delle decisioni più critiche che un venditore si trova spesso a gestire è se dare seguito o meno ad una richiesta di offerta arrivata all’improvviso.

Nonostante il proprio sesto senso dica che, su una richiesta piovuta dal cielo, ci sono molti indicatori non chiari e che le probabilità di successo sono prossime allo zero, quasi tutti non rinunciano a dare seguito ad una risposta; non sanno dire di no.

I venditori più esperti riescono facilmente a riconoscere se vale la pena inseguire un’opportunità.

Ciò è particolarmente vero per le richieste di offerta estemporanee.

Molte volte queste richieste potrebbero essere state scritte o almeno guidate da un concorrente.

Le possibilità di successo sono quasi nulle se non si è stati coinvolti nella fase di analisi dei requisiti o redazione della traccia del testo su cui si baserà la richiesta del cliente.

Ecco un decalogo di spunti di valutazione che ci aiutano a comprendere meglio se sia il caso di dare risposta o meno.

Importanza del richiedente: è un cliente strategico per voi? Favorire la risposta è una opportunità: rispondere vi darà accesso, visibilità e possibilità di lavoro in futuro?
Richiesta attesa: eravate informati della richiesta o ne conoscevate esistenza prima che uscisse? Siete informati e conoscete l’ambito o è una richiesta comparsa dal nulla, probabilmente scritta da un concorrente?
Decisori: conoscete qualcuno o tutti i decisori? Avete una relazione con il cliente e accesso o relazioni con qualcuna delle persone che prendono la decisione o è un affare gestito dagli acquisti e vengono date poche informazioni a tutte le parti interessate?
Processo di valutazione: esiste un processo dedicato a favorire la conoscenza e il dialogo oltre al processo formale di domande e risposte? Viene data l’opportunità di qualificarsi ulteriormente, porre domande e dialogare con coloro che prenderanno la decisione o è un’offerta chiusa in cui siete ” costretti a interpretare” i requisiti e le reali esigenze aziendali?
Esistono corrispondenze: è un’ottima opportunità per voi (l’avete già affrontata con successo e disponete di referenze). C’è una differenza sostanziale tra il pensare di poter fare quanto richiesto e dimostrare al cliente che avete una soluzione vincente.
Competitor: conoscete chi è in competizione e li avete battuti in altri contesti? Siete in grado di scoprire chi altro è in competizione e se c’è un fornitore storico? Avete sostenitori o coach interni che possono aiutarvi a capire lo scenario di competizione?
Criteri di decisione: conoscete i criteri di decisione e siete in grado di ottenere un buon punteggio? Siate onesti con voi stessi, uscite dalla competizione se sapete di avere una soluzione approssimata, evitando così di spendere risorse che sapete già sarebbero impegnate a costi troppo elevati per voi.
Presentazione della soluzione: potrete presentare la vostra proposta di persona? Oppure la selezione si basa solo sulla acquisizione di documentazione di offerta senza fornire ai candidati l’opportunità di “vendere” in prima persona la propria soluzione?
Scadenze: quanto sono strette le scadenze? Più le scadenze sono ravvicinate, più è probabile che abbiano in mente qualcuno e gli acquisti hanno richiesto tre offerte, le stanno pubblicando per dichiararsi conformi. Provate a chiedere un’estensione: se la concedono, vogliono consentire un confronto, al contrario, molto probabilmente hanno già preso la loro decisione.
Elementi di allarme: nel testo della richiesta riuscite a individuare qualche caratteristica tipica della concorrenza o requisiti che non sono affatto chiari oggettivamente? Non avrete mai una corrispondenza del 100% fra domanda e offerta, ma se lo è invece per soluzioni di altri o se sembra che sia stato scritto da o per uno dei vostri concorrenti, molto probabilmente lo è stato.

Assegnate dei voti a questi dieci criteri calcolandoli su una scala di valutazione da uno a cinque (1-5), da 1 nessuna corrispondenza a 5 completamente corrispondente.

Un punteggio complessivo inferiore a 35 su 50 vi dà una chiara indicazione che è meglio dedicare altrove il vostro tempo.

Sapere quando dire di no, o come dire di no in modo ragionato, può essere un’opzione molto migliore rispetto alla ricerca di affari che è molto probabile non vi aggiudicherete mai.

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